Ikdienas vārdnīcā frāze "Viss notiek saskaņā ar plānu". Tas nozīmē, ka viss notiek kā paredzēts, bez mazākajiem pārsteigumiem vai pārsteigumiem. Bet kāpēc tas ir tik svarīgi? Kāpēc jums ir nepieciešams rīcības plāns? Kas tas ir? Vai ir iespējams sasniegt mērķus bez iepriekš noteiktas rīcības kārtības? Vai plāns ir vajadzīgs tikai darba uzdevumiem, vai tas ir neaizstājams dzīvē? Kā iemācīties plānot savu laiku? Vai ir grūti to darīt? Vai ir efektīvas tehnoloģijas? Nākamās desmit minūtes plānojam iepazīties ar šo jautājumu.
Kas ir plāns?
Plāns ir apzināta rīcība, kas nepieciešama, lai sasniegtu noteiktajā termiņā noteiktos mērķus. Kopumā plāna sagatavošana sastāv no šādām sastāvdaļām:
- Mērķa noteikšanas mērķi;
- Dizains - rīcības programma;
- Variantu dizains - vairāku ideju izvēle;
- Termiņš - termiņi;
- Resursu definīcija - kas ir nepieciešams, kur to iegūt;
- Izpildītāju noteikšana - kas veiks šo uzdevumu;
- Rezultātu noteikšana - modeļa, plāna vai projekta sagatavošana.
Piemēram, uzņēmums vēlas pārdot jaunu produktu līniju. Sākumā formulējiet mērķi un mērķus. Izveidojiet priekšstatu par rīcības programmu, definējot stratēģiju un taktiku. Tad norādiet uzdevuma izpildes termiņus, visus tās punktus. Tad viņi meklē nepieciešamos resursus, avotus un nosaka arī atsevišķu izpildītāju atbildības jomas. Visbeidzot, viņi ieraksta domas par fizisku nesēju (papīrs vai digitālais dokuments), sākot to īstenošanu. Šī shēma ir vienkāršota, jo ir dažādi plānošanas veidi. To īstenošana nozīmē noteiktu prasību izpildi.
Kāda veida plāna sagatavošana ir?
Plānošanas tipoloģija ir plaša, atšķirīga apjoma, laika, objektu, satura, dziļuma, saistību, kārtības, grāmatvedības, jomu, plānošanas lēmumu koordinācijas ziņā. Patiesībā viss ir diezgan vienkāršs un loģisks. Tātad, plāni ir:
- Pēc darbības jomas:
- Vispārīgi - ņem vērā visus uzdevuma datus;
- Daļēji - aprakstiet konkrētus elementus.
- Īstenojot:
- Ilgtermiņa - nozīmē attīstības stratēģiju ilgāk par 5 gadiem.
- Vidēja termiņa periods ir no viena gada līdz pieciem gadiem;
- Īstermiņa - atrisināt pašreizējās problēmas (līdz 1 gadam).
- Pēc objektiem:
- Plāna mērķi - mērķa noteikšana;
- Naudas līdzekļu plāns - budžeta un aprīkojuma definīcija;
- Izpildu plāns - atbildīgā iecelšana;
- Programmas plāns - piemērotu programmu izstrāde;
- Rīcības plāns - vajadzīgo pasākumu izpratne.
- Saturs:
- Taktiskais plāns - nosacījumi mērķu sasniegšanai;
- Stratēģiskais plāns - galvenais darba virziens;
- Darbības kalendāra plāns - specifikācija un termiņu noteikšana;
- Biznesa plāns - visu rādītāju uzskaite, kuriem ir nozīme mērķa sasniegšanā.
- Atkarībā no dziļuma:
- Apkopots - ņem vērā vispārējos parametrus;
- Detalizēts - aprēķiniet visas iespējamās detaļas.
- Pēc pienākuma:
- Obligāta (direktīva) - stingri noteikta;
- Neobligāts (orientējošs) - drīzāk rekomendējošs.
- Atkarībā no izpildes kārtības:
- Pasūtīts - prasa secīgu izpildi;
- Ārkārtas - parādās pēc vajadzības;
- Bīdāmās - piedāvā iespēju pagarināt.
- Pēc grāmatvedības datiem:
- Cietie plāni - obligāta visu noteikumu ievērošana;
- Elastīgi plāni - spēja novirzīties no konkrētā kursa;
- Stingri elastīgi plāni - elastīgu un stingru plānu apvienojums.
- Pēc pieteikuma:
- Mārketings - uzņēmuma globālās stratēģijas definēšana;
- Finanšu - ekonomiskās komponentes izpratne;
- Ražošana - materiāli un tehniskā bāze;
- Pētniecība - pamatkoncepcijas veidošana;
- Individuālā personīgā snieguma strukturēšana.
- Saskaņojot laiku:
- Vienlaicīgie plāni - sastāv no viena posma;
- Secīgie plāni - notiek ilgā procesā, kas sastāv no atsevišķiem posmiem.
Uzskaitītie plānu veidi vairumā gadījumu ir universāli un tos var izmantot gan korporatīviem mērķiem, gan personas personiskās efektivitātes uzlabošanai. Piemēram, tos var izmantot dienas plāna sastādīšanai. Kas tas ir? Runāsim tālāk.
Kas ir dienas plāns?
Dienas plāns - pārdomāta pasākumu virkne nākamajai dienai. Plānošanas speciālisti iesaka to darīt divreiz. Pirmo reizi - vakarā un otro - no rīta, ņemot vērā iespējamās izmaiņas.
Vislabāk ir paturēt prātā cilvēka fizioloģiskās īpašības, lai ņemtu vērā ikdienas bioritmus. Piemēram, smadzeņu darbība tiek aktivizēta no aptuveni 10.00 līdz 12.00. Šajā laikā varat ieplānot svarīgākos uzdevumus.
Turpinās enerģija. Tas jāpapildina pusdienu laikā. Tad ir nepieciešams ļaut ķermenim atpūsties, atpūsties. No plkst. 14.00 līdz 16.00 notiek intelektuālā un radošā darbība. Šajā laikā ir lietderīgi rīkot sanāksmes vai prāta vētru.
Tuvāk līdz pulksten 17.00 ir fiziskās sagatavotības maksimums. Šo laiku ieteicams veltīt sporta vai āra aktivitātēm. Tad seko vakariņas, atpūta.
Izprotot visproduktīvākos laika intervālus, ir vieglāk krāsot svarīgus uzdevumus šim laikam, lai to paveiktu pēc iespējas efektīvāk un efektīvāk.
Plānošanas metodes
Starp dažādām plānu izstrādes iespējām ir vairāki no visefektīvākajiem, kurus īpaši popularizē laika pārvaldības atbalstītāji:
- ABC plānošana;
- Eisenhower Matrix;
- Ganta diagramma;
- SMART plānošana;
- GTD tehnika.
Šīs metodes var piemērot atsevišķi vai kombinēt. Katrs no tiem ir efektīvs konkrētu problēmu risināšanā, koncentrējoties uz konkrētu plānošanas aspektu. Piemēram, prioritāšu izvēle, mērķu noteikšana vai pasūtīšanas gadījumi.
ABC plānošana
Šī plānu izstrādes metode daļēji ir salīdzināma ar Pareto likumu, saskaņā ar kuru 20% no centieniem dod 80% rezultātu un otrādi. Ja jūs iemācīsieties identificēt visproduktīvākās teritorijas, tās nodrošinās panākumu "lielāko daļu". Tātad ABC metodoloģija ir balstīta uz prioritāšu noteikšanu atkarībā no to svarīguma:
- A - nozīmīgākie uzdevumi (parasti ne vairāk kā 15% no tiem, bet tie dod aptuveni 65% no rezultāta);
- B - vidējas nozīmes jautājumi (aptuveni 20%, un to īstenošanas efektivitāte nepārsniedz 20%);
- C - nav svarīgi uzdevumi (nodrošina 15% panākumu, ja aizpildīts 65% laika).
Nosakot un koncentrējot savus centienus uz uzdevumu izpildi no A kategorijas, persona ievērojami palielina savu personīgo vai darba efektivitāti, jo viņš tērē mazāk laika bezjēdzīgam darbam.
Eisenhower Matrix
Efektīva plānošana, balstoties uz prioritāšu izvēli, kas tika nosaukta pēc amerikāņu komandiera un prezidenta Dwight David Eisenhower. Saskaņā ar šo metodi ir jāizstrādā plāni, pamatojoties uz lietu svarīgumu un steidzamību. Grafiski tas izskatās kā kvadrants, kas sadalīts četrās daļās:
- Svarīgi, steidzami uzdevumi - attīstības nozare;
- Svarīgi, nevis steidzami uzdevumi - nepieciešamo lietu laukums;
- Nav svarīgi, steidzami uzdevumi - zonas „rutīnas”;
- Nav svarīgi, neatliekami uzdevumi - laika zudumu zona.
Pirmie divi punkti veido izaugsmes un panākumu zonu. Trešais un ceturtais cilvēks brauc uz rutīnu. Tāpēc ir labāk izvairīties no tiem, plānojot, apgūstot iespējas deleģēt šādus uzdevumus.
Ganta diagramma
Labs veids, kā vizualizēt plānoto, ir izveidot Ganta diagrammu. Metodes būtība ir joslu izbūve, kas attēlo individuālus uzdevumus, kam seko to izvietojums pa laika asi. Kolonnu diagrammu (histogrammu) izmantošanu to plānu īstenošanai ierosināja amerikāņu inženieris un zinātniskās vadības speciālists - Henry Lawrence Gantt.
Šī metode darbojas papildus citām tehnoloģijām, kas ļauj vizuāli pārraudzīt visus projekta īstenošanas posmus, kā arī saprast paveikto darbu efektivitāti.
SMART plānošana
Drīzāk tas attiecas uz mērķa noteikšanas jomu, bet bez pienācīgi izvirzītiem mērķiem nav iespējams izveidot labu plānu. Saskaņā ar šo tehnoloģiju visi mērķi jāanalizē pēc galvenajiem kritērijiem:
- Īpašs - konkrētums;
- Mērāms, izmērāms;
- Sasniedzams - sasniedzamība;
- Attiecīga - salīdzināmība ar citiem uzdevumiem;
- Ierobežots laika ierobežojums.
Ja mērķis atbilst šīm prasībām, plāna turpmākā attīstība neradīs nopietnas grūtības, jo panākumi tiks noteikti šī darba sākumā.
GTD tehnika
Amerikāņu ekspertu un laika vadības konsultanta David Allen izstrādātā sākotnējā metode. Saīsinājums GTD apzīmē “lietas pabeigšanu”. Šī tehnoloģija nodrošina skaidru algoritmu jūsu dzīves organizēšanai. Ieteikumi sākas ar pareizu darba vietas organizēšanu. Nākotnē ir nepieciešams pilnveidot visus jūsu jautājumus un plānus, veidojot sarakstus, izmantojot kalendāra plānotāju:
- Tuvākajā laikā tiek veiktas šādas darbības;
- Projekti - uzdevumi, kas tiek veikti ilgu laiku;
- Atlikts - kādai personai deleģētā pilnvaru daļa;
- Nav obligāti - dažkārt nekonkrēti jautājumi.
Saskaņā ar GTD metodi veiksmīgai plānošanai ir jāatbild uz šādiem jautājumiem:
- Kādu mērķi vajadzētu sasniegt?
- Kā tas tiks īstenots?
- Kāds ir ceļš, kā to sasniegt?
Racionalizējot savus uzdevumus un atbildot uz uzskaitītajiem jautājumiem, personai ir daudz vieglāk izstrādāt piemērotu rīcības plānu un to īstenot.
Kas ir plānošanas kļūda?
Neatkarīgi no tā, cik nevainojams plāns var izskatīties, tas nevar būt apdrošināts pret kļūdām. To būtība ir pārāk optimistiska pieeja prognozēm. Spilgts piemērs ir darbs, kas ilgst pusotru stundu, nevis plānotās 60 minūtes. Uz individuāliem un kolektīviem plāniem attiecas līdzīgas neprecizitātes.
Galvenie kļūdu cēloņi:
- Nepietiekama iepriekšējās pieredzes izmantošana;
- Tendence paust vēlmi pēc realitātes;
- Tendence aizstāvēt iepriekšējos kavējumus tikai ar ārējiem faktoriem;
- Laika novērtēšanas un uztveres neprecizitātes;
- Virsmas attieksme pret uzdevumu.
Līdztekus laika izšķiešanai plāni kļūdās ar finanšu vai ražošanas resursu zaudējumiem, vai pat uzdevuma izpilde tiek apšaubīta. Tāpēc ir ieteicams noteikt konkrētu laika un pūļu rezervi jebkurā plānā, ļaujot manevrēt neparedzētu apstākļu vai uzdevumu korekcijas gadījumā.
Neatkarīgi no tā, cik nopietns ir uzdevums, tam būs nepieciešams tā īstenošanas plāns. Neatkarīgi no tā, kādā mērogā tas būs, uz kādiem plašsaziņas līdzekļiem tiks ierakstīts. Galvenais ir izpildīt visas nepieciešamās prasības tās sagatavošanai, ieskaitot nepieciešamo centienu un resursu prognozi. Lai to izdarītu, ir daudz metožu, tāpēc jums vajadzētu rūpīgi izlasīt katru, lai izvēlētos to, kas ir piemērots individuāli.
