Iespējams, visi dzirdēja par nepieciešamību domāt ar savām lietām. Ir zināms, ka cilvēki, kas rūpīgi gatavojas darbam nākotnē, sasniedz lieliskus rezultātus. Bet vai plānošana ir vienkārša? Kādas ir viņa metodes, rīki un principi, lai apzinātu, kā pareizi izrakstīt piešķirto uzdevumu izpildi? Kas ir stratēģiskā plānošana? Kāda ir tās nozīme? Kā tas atšķiras no taktiskā vai darbības kalendāra? Vai ir nepieciešams tos apgūt? Iepazīsimies ar šo tēmu kopā.
Kas ir plānošana?
Plānošana nosaka mērķus vai mērķus, optimāli sadalot resursus, kas būs nepieciešami to sasniegšanai. Jo grūtāk ir darbs, jo augstāka ir vajadzība pēc kvalitatīvas apmācības. Fakts ir tāds, ka jebkuram procesam ir vajadzīgs cilvēkresursu potenciāls un materiālie avoti, kā arī laiks. Jo pareizāk tos paredzēt pirms darba, jo mazāk tukšo zudumu radīsies tās īstenošanas laikā..
Plānošanas vēsture sākas senajā sabiedrībā. Pasaule ap mums ir cikliska. Vīrietis ātri iemācījās prognozēt laika apstākļu izmaiņas, savvaļas dzīvnieku populāciju dinamiku, veģetācijas stāvokli. Tas ļāva sagatavoties sēšanai, novākšanai, vākšanai, medībām vai zvejai.
Ar sabiedrības attīstību, jaunu profesiju rašanos, plānošana ieguva vairāk attīstītu formu. Raksta izskats šajā spēlē ir bijis ļoti nozīmīgs, un ar to ir iespēja nodot lielus informācijas apjomus ārējiem plašsaziņas līdzekļiem (māls, papiruss, pergaments, papīrs). Ir radušies dažādi plānošanas veidi, kas tiks apspriesti tālāk.
Plānošanas veidi
Gatavojoties gaidāmajam darbam, var būt dažādas formas vai izpausmes. Viss ir atkarīgs no paredzamajiem datumiem, apgabaliem, objektiem, kā arī par plānoto darbību apjomu, saturu, dziļumu, apņemšanos, prioritāti, grāmatvedību, koordināciju.
Attiecībā uz:
- Ilgtermiņa - attīstības stratēģija ilgāk par pieciem gadiem.
- Vidēja termiņa - laika periods no 1 gada līdz 5 gadiem;
- Īstermiņa uzdevumi (līdz vienam gadam).
Pēc sfērām:
- Mārketings - nosaka uzņēmuma globālo stratēģiju;
- Finanšu - aprēķina "matemātikas" darbu;
- Ražošana - izplata materiālos un tehniskos resursus;
- Pētījumi - iegūst lielu priekšstatu;
- Individuālais - palīdz racionalizēt cilvēka dzīvi.
Pēc objektiem:
- Domāšana ar mērķiem;
- Domāšana, izmantojot līdzekļus;
- Domāšana caur izpildītājiem;
- Domāšana, izmantojot programmas;
- Domāšana ar rīcību.
Pēc darbības jomas:
- Vispārīgi - ņem vērā visas sastāvdaļas;
- Daļējs - ņem vērā nozīmīgus nosacījumus.
Saturs:
- Stratēģiskā - atbild uz jautājumu "kur?";
- Taktiskā - sniedz atbildi uz jautājumu "kā?";
- Darbības kalendārs - lai risinātu pašreizējos jautājumus;
- Biznesa plāns - visaptverošs turpmākā darba novērtējums.
Atkarībā no dziļuma:
- Apkopotie - analizē vispārējos parametrus;
- Detalizēts - ņem vērā visas iespējamās detaļas.
Pēc pienākuma:
- Obligāta (direktīva) - ietver stingru prasību ievērošanu;
- Neobligāts (orientējošs) - ir ieteikums.
Atkarībā no izpildes kārtības:
- Pasūtīts - nozīmē secīgu izpildi;
- Ārkārtas - ja nepieciešams;
- Bīdāmās - nosaka pagarinājuma iespēju.
Pēc grāmatvedības datiem:
- Grūti skaidri laika grafiki;
- Elastīgs - atkarībā no apstākļiem;
- Stingri elastīga - apvieno divus iepriekšējos veidus.
Saskaņojot laiku:
- Vienlaicīgi - ja ir viens posms;
- Secīgi - kad projektu var iedalīt atsevišķos posmos.
Paplašinātas klasifikācijas klātbūtne nenozīmē atšķirības pamatprincipos. Vispirms tos veidoja slavenais teorētiķis un vadības praktizētājs Henri Fayol, un vēlāk tos papildināja viņa sekotāji un līdzīgi domājoši cilvēki.
Plānošanas principi
Efektīva biznesa plānošana balstās uz šādiem pamatprincipiem:
- Vienotība un konsekvence, kas nozīmē uzņēmuma atsevišķu elementu kopējos mērķus un savstarpējo saistību;
- Pasākumu un projektu horizontālās koordinācijas nozīme starp departamentiem;
- Kustības vektora kopīgums un vienotība, savstarpēja integrācija;
- Dalība (visu projekta dalībnieku iesaistīšana darbā);
- Īstenošanas nepārtrauktība, atbilstība pagaidu robežām;
- Elastība, kas ļauj veikt korekcijas;
- Rezervju klātbūtne, tas ir, manevrēšanas iespējas;
- Precizitāte betonēšanas dēļ;
- Sarežģītība, kas izpaužas vispārējā attēla izpratnē;
- Efektivitāte, ko nosaka rezultātu pārsniegums pār izmaksām;
- Racionalitāte, izvēloties labāko variantu;
- Resursu proporcionalitāte un līdzsvars;
- Zinātniskā - ņemot vērā mūsdienu zinātnes un tehnoloģijas sasniegumus;
- Sīkāka informācija, kas nosaka izpratnes dziļumu;
- Vienkāršība un skaidrība, kas ļauj pielāgot uzdevumu konkrētu izpildītāju izpratnes līmenim;
Ievērojot šos principus, ir vērts zināt, ka tie nav tālu nožogota kaprīze, bet gan reāla iespēja palielināt jebkura projekta efektivitāti. Jo īpaši, ja rīki plānu sagatavošanai ir pareizi. Runāsim par tiem tālāk.
Plānošanas rīki
Vispārīgā veidā plāna izveides rīks ir jebkurš datu nesējs, kas palīdz saglabāt un reproducēt datus. Ilgu laiku galvenie instrumenti bija papīrs un pildspalva (zīmulis). Informācijas tehnoloģiju attīstība ir ļāvusi nodot plānošanu digitālajai pasaulei, ietaupot laiku, atvieglojot ierakstu apstrādi. Tad parādījās liels skaits viedtālruņu instalēto viedtālruņu. Tālruņi ir kompakta izmēra, vienmēr ir pie rokas. Tas ievērojami vienkāršo lietu plānošanu, tostarp ikdienas uzdevumus. Lietojumprogrammas optimizē darbplūsmu, jo tās bieži tiek veidotas ar pareizu tehnoloģiju plānu rakstīšanai. Mēs par to runāsim nākamajā sadaļā.
Plānošanas tehnoloģija
Aprakstot „plānošanas” jēdzienu, šī vārda definīcija ietver racionālu spēku un resursu sadalījumu. Bez nepieciešamās tehnoloģijas ieviešanas nav iespējams to sasniegt.
Plāna sagatavošana ietver šādas darbības:
- Sākotnējā analīze - resursu un ārējās vides novērtēšana, uzņēmuma tendenču izpratne, problēmu un perspektīvu noteikšana, iespējamās rezerves;
- Mērķa definēšana un veidošana - kustības galvenais orientieris tuvākajā vai ilgtermiņā;
- Attīstības koncepcijas radīšana - metodes mērķu sasniegšanai, tostarp nepieciešamās tehnoloģijas;
- Stratēģiskā plānošana - pamatideju simbioze ar galvenajiem to īstenošanas veidiem;
- Taktiskā plānošana - nepieciešamo resursu noteikšana, to optimālais sadalījums;
- Darbības plānošana - visu darbību pakāpeniska noteikšana;
- Plāna apstiprināšana - galīgais apstiprinājums, pieņemšana izpildei.
Plānošana sākas ar to spēju analīzi un izpratni, turpmāku mērķu noteikšanu un to īstenošanas veidiem. Daudzi cilvēki ir apjukuši taktiskās un stratēģiskās plānošanas definīcijā, tāpēc mēs tos pievērsīsim.
Kāda ir atšķirība starp taktisko un stratēģisko plānošanu?
Viņu atšķirības sākas ar lēmumu pieņemšanas globālumu. No hierarhijas viedokļa stratēģiskās plānošanas pamatā ir viss. Stratēģija nozīmē izpratni par virzienu, kādā pārvietoties. Visbiežāk šādi lēmumi tiek pieņemti augstākās vadības līmenī. Taktika ir papildu stadija, kurā ir iesaistīta uzņēmuma vidējā saite. Taktiskās plānošanas galvenais uzdevums ir noteikt veidus, kā sasniegt mērķus.
Stratēģiskā domāšana ietver ilgtermiņa perspektīvu, bet taktiskā domāšana ir piemērojama vidēja termiņa vai tuvāka termiņa uzdevumiem. Tie atšķiras pēc detalizācijas pakāpes. Stratēģis var aplūkot lietas visā pasaulē, bet taktikam jāpievērš uzmanība visām idejas detaļām.
Galvenais ir pieturēties pie tāda virziena darba - no liela mēroga uz konkrētu. Darba laika plānošanai jābūt no globālas izpratnes par misiju un mērķiem. Bet šie principi attiecas uz ikdienas dzīvi.
Dienas plānošana
Harmoniskai dzīvei personai ir jāsaglabā līdzsvars starp darbu, iekšējiem jautājumiem un atpūtu. Ja daudzi cilvēki domā par darba laiku, tad viss, kas notiek ārpus darba, bieži kļūst haotisks. Tas ir nepareizi, jo harmonija tiek panākta tikai apkārtējās telpas un jūsu domas pasūtīšanā. Ir grūti strādāt strādājot, jo kopumā nav integritātes. Laika pārvaldība ir ļoti noderīga prasme, kas palīdz ietaupīt spēkus un taupīt resursus. Ja personai ir galvu un galdiņu, viņš zaudē pārāk daudz enerģijas, lai atrastu nepieciešamo informāciju. Panākumus galvenokārt panāk tie, kas varētu racionalizēt visas savas lietas.
Dienas plānošana ir vēlama, lai sāktu no pamošanās brīža., ņemot vērā to fizioloģiskās īpašības. Kopumā var teikt, ka intelektuālās darbības maksimums ir laika posmā no 10.00 līdz 12.00. Otrais laika intervāls sākas plkst. 14.00 un ilgst aptuveni 2 stundas. Fiziskās spējas ievērojami palielinājās pēc 17.00. Bet ir vēlams apturēt kravu līdz 18.30-19.00. Tas ir taisnība, ja mēs runājam par ikdienas rutīnu.
Bet cilvēkam ir jāplāno arī nedēļa, mēnesis, gads utt. Tā ir stratēģiskā plānošana, kas notiek taktiskajā plānošanā un beidzas katru dienu. Ja ir globāla stratēģija, tā jāsadala mazos ikdienas uzdevumos, kas tiek veikti saskaņā ar noteiktu ikdienas rutīnu.
Plānošanu nevajadzētu uzskatīt par laika izšķiešanu. Gluži pretēji, tas ļauj saglabāt šo resursu, jo tas skaidri nosaka individuālo uzdevumu īstenošanas termiņu. Sākotnējā apmācība atvieglo darbu, tādējādi atbrīvojot papildu laiku panākumiem un attīstībai.
