Ļoti bieži jūs varat dzirdēt, kā kādam ir ļoti trūkst laika. Viņi spētu darīt visu, ja dienā būtu divas vai trīs stundas. Tajā pašā laikā ir cilvēki, kas mierīgi pārvalda savus uzdevumus, pat spēj palīdzēt citiem. Kāpēc tā? Galu galā, pirmajā un otrajā dienā 24 stundas. Laika pārvaldība atbild uz šo jautājumu. Kas tas ir? Kā jūs varat iemācīties pārvaldīt savu laiku? Vai ir efektīvas metodes, kas palīdz racionāli dzīvot un strādāt produktīvi?
Kas ir laika vadība?
Laika pārvaldība ir laika pārvaldības māksla. Tas ietver mērķu noteikšanas, plānošanas, kontroles, motivācijas, pareizas prioritāšu noteikšanas metodes. Jūs varat apsvērt laika pārvaldību kā visdažādākos paņēmienus, kuru mērķis ir uzlabot personīgo efektivitāti. Ir ierasts apspriest ne laika pārvaldības rīkus, bet gan mērķa noteikšanas, motivācijas, deleģēšanas uc metodes.
Šīs mācības struktūrā izceļas četri galvenie blokikas veido laika vadīšanas „kāpnes”, pamatojoties uz salīdzinājumu ar braucienu:
- Efektivitāte - Atbild uz jautājumu "kā iet?"
- Tehnoloģija - dot priekšstatu par to, ko turpināt?
- Stratēģiju - palīdz plānot "kur iet?"
- Filozofija - dod jēgu, atbildot "kāpēc iet?"
Pareizi plānojiet savu dzīvi no ceturtā bloka "Kāpēc?" uz pirmo posteni "Kā?"
Tas ir viens no galvenajiem laika pārvaldības punktiem - izvēlēties globālu mērķi. Turpiniet izprast tās īstenošanas virzienu. Tad nosakiet sasniegšanas mehānismus. Saprast, kādi instrumenti ir nepieciešami visu plānoto pasākumu īstenošanai.
Šādas problēmas formulējuma nozīme ir racionalizēt darbu, jo visa uzņēmuma efektivitāte ir atkarīga no pareizas mērķu noteikšanas un plānošanas.
Laika pārvaldības rašanās un veidošanās
Vārda laika vadība parādījās 20. gadsimta 70. gados. Saskaņā ar tautas pārliecību tā autors ir uzņēmējs no Dānijas Klaus Möller. Viņš piedāvāja piezīmjdatoru "Time Manager", kas kļuva par organizatora prototipu.
Personīgi, kad piedzima laika vadības pamati, tas nav iespējams. Var apgalvot, ka senajā Romā tika veikti mēģinājumi kontrolēt personīgo laiku. Pirmais rakstiskais avots ir Lucius Seneca piezīmes, kas adresētas vienam no romiešu patriciešiem. Viņš ieteica iesaistīties rakstīšanas laikā, uzraudzīt tā lietošanu, novērtēt savu dzīvi. Seneca norādīja uz nepieciešamību pēc biznesa plānošanas, piedāvājot to darīt katru rītu. Arī romiešu filozofs uzsvēra prioritāšu noteikšanas nozīmi, lai pavadītu laiku ar maksimālu labumu.
Iespējams, laiks, kas saistīts ar senatnes civilizācijām, jo cilvēki visur saskaras ar tiem pašiem uzdevumiem un izaicinājumiem. Modernākā formā laika vadība parādījās 18. gadsimta vidū un tika izstrādāta rūpnieciskās revolūcijas attīstībai.. Ar augu un rūpnīcu izplatīšanos un masveida izplatīšanos cilvēka darbs kļuva arvien mazāk atkarīgs no dabas faktoriem. Tāpēc ir iespējams racionalizēt darbplūsmas.
Laika pārvaldības sarkanās līnijas idejas daudzu ievērojamu cilvēku dzīvē. Piemēram, itāļu rakstnieks un zinātnieks Leon Battista Alberti, kas dzīvoja renesansē, savos darbos norādīja uz laika pārvaldības nozīmi. Viņš pievērsās nepieciešamībai racionalizēt lietas, kā arī ikdienas plānošanu. Viņa laikmeta "laika vadītāju" ideoloģiskais iedvesmotājs bija Īzaks Ņūtons, kurš skaidri strukturēja Visuma struktūras principus. Viņa ierosinātās idejas lika daudziem laikabiedriem domāt par savas dzīves pilnveidošanu.
Viens no ievērojamākajiem laika pārvaldības atbalstītājiem bija Vācu filozofs Immanuels Kantskas uzlaboja savu grafiku tādā mērā, ka kaimiņi to pārbaudīja.
Amerikāņu politiķis Benjamin franklinkas pasaulei deva plaši pazīstamu frāzi “Laiks ir nauda”, uzturēja personīgo dienasgrāmatu, tādējādi sasniedzot ievērojamu pašpārvaldes augstumu. Franklina vienkāršie un efektīvi ieteikumi veidoja pamatu daudzām populārām laika vadības apmācībām.
Nozīmīgu lomu laika pārvaldības attīstībā spēlēja amerikāņu inženieris. Frederiks Teilorskas izveidoja pamatu mūsdienīgai vadībai un darba zinātniskajai organizācijai (NOT). Taylorism, kā vadības teorija, reāli ietekmēja produktivitātes pieaugumu.
Nav iespējams atcerēties itāļu ekonomistu Wilfredo Pareto, kas formulēja pasaules slaveno laika pārvaldības principu "20:80". Tas tiek atšifrēts šādā veidā: 20% no šiem centieniem rada 80% rezultātu un otrādi. Ja jūs definējat šo ļoti "divdesmit", jūs varat ievērojami palielināt personīgo efektivitāti.
Ne mazāk nozīmīgs ir ASV 34. prezidenta ieguldījums. Dwight David Eisenhower, kas izstrādāja ļoti ērtu prioritāšu noteikšanas metodi, ko sauc par "Eisenhower matricu". Viņš ierosināja sadalīt visus gadījumus atkarībā no to svarīguma un steidzamības. Ir četru veidu uzdevumi:
- Svarīgi, steidzami;
- Svarīgi, nav steidzami;
- Nav svarīgi, steidzami;
- Nav svarīgi, nav steidzami.
Pievēršot uzmanību pirmajiem diviem veidiem un izvairoties no trešā vai ceturtā, persona uzzinās, kā efektīvāk izmantot savu laiku.
Laika gaitā sākās laika grafika plūsmas. Piemēram, laika vadība sievietēm, vīriešiem, uzņēmējiem, studentiem, skolēniem utt.
Populāri laika menedžeri 21. gadsimtā: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande un citi. laika vadītāji visā pasaulē. Mēs turpināsim apspriest šīs virziena galvenās idejas.
Laika pārvaldības rīki
Laika pārvaldības pamatprincipi galvenokārt attiecas uz saistītajām tēmām:
- Mērķa noteikšana;
- Plānošana;
- Prioritāšu noteikšana;
- Motivācija;
- Delegācija
Tie ir loģiski savstarpēji saistīti, papildinot vispārējo priekšstatu par racionālu laika izmantošanu.
Mērķa noteikšana
Mērķis ir galvenais orientieris, kas ļauj jums neatšķirt izvēlēto maršrutu. Mērķa noteikšana ir laika vadīšanas pamatprincips, kas palīdz prognozēt laika ietaupījumus pirms darba uzsākšanas.
Visbiežāk ir mērķa noteikšanas metode, ko sauc par SMART. Šis saīsinājums nozīmē šādu kritēriju izpildi mērķa izvēlei:
- Konkrētība (specifisks) - skaidra izpratne par gaidāmo rezultātu;
- Mērāms (mērāms) - kvantitatīvs vai kvalitatīvs novērtējums;
- Sasniedzamība (sasniedzams) - spēja veikt uzdevumu;
- Attiecīgs - nepieciešamība īstenot;
- Laika ierobežojumi - laika grafika definīcija.
Ja šis mērķis atbilst SMART principam, tad būs iespējams to sasniegt ar vislielāko iespējamo ekonomiju.
Plānošana
Plāna vai stratēģijas trūkums ir iznīcinājis daudzus daudzsološus uzņēmumus. Papildus izpratnei par mērķi, tā ir jāsaprot un kādi pasākumi ir nepieciešami tās īstenošanai. Turklāt vēlams kontrolēt iegūtos rezultātus.
Ir izgudrotas daudzas plānošanas metodes, bet laika vadībā viens no populārākajiem tiek uzskatīts par stingri elastīgu plānošanu. Ieteicams plānot ne vairāk kā 60% no jūsu dienas, atstājot 40-50% no grafika neparedzētām situācijām. Ir vēlams izklāstīt svarīgākos uzdevumus, vienlaikus nosakot sava veida "rezervi" dažādiem force majeure apstākļiem. Tādējādi būs iespējams izvairīties no negatīvām emocijām, kas nepilda vai nepielāgo savus plānus. Viena no vadošajām prioritātēm ir saglabāt mieru.
Prioritāšu noteikšana
Prioritāte ir kārtība, kādā tiek veikti dažādi uzdevumi. Saskaņā ar likumu, ko sauc par "Millera maku", personas atmiņā var būt 7 ± 2 elementi. Tas nozīmē, ka normāla persona var viegli pārvaldīt no 5 līdz 9 dažādiem gadījumiem, tai skaitā hobijiem un mājas uzdevumiem. Ja mazāk, tad dzīve kļūs garlaicīga, un, ja vairāk, tad smadzenes nevarēs apstrādāt visu informāciju. Bet ir Pareto likums, saskaņā ar kuru 20% no centieniem dod 80% rezultātu un otrādi. Prioritāšu izvēle ļauj koncentrēties uz tām darbībām, kas nodrošina maksimālu efektu.
Viena no labākajām praksēm, izvēloties prioritātes, ir Eisenhower matrica, kas minēta iepriekš tekstā. Sadalot savus uzdevumus atkarībā no to svarīguma un steidzamības, jūs varat viegli izveidot hierarhiju, izvēloties vispiemērotākās un efektīvākās jomas.
Motivācija
Bez pienācīgas motivācijas izzūd vēlme strādāt un darba ražīgums tiek samazināts līdz minimumam. Laika pārvaldniekam jāspēj iedvesmot sevi un citus. Lieliska motivācijas metode ir "enkura princips". Tas nozīmē noteiktu atzinību par konkrēta uzdevuma izpildi.
Piemēram, skolēnam patīk spēlēt konsoli, bet ne veikt mājasdarbus. Vecāki var parakstīt līgumu ar viņu par mājasdarbu, viņš saņems iespēju spēlēt. Pakāpeniski bērns pieradīs pie fakta, ka spēlei seko nodarbības, tādējādi attīstot sava veida refleksu. Tāpat jūs varat darīt pašmotivācijas gadījumā.
Delegācija
Spēja deleģēt (nodot) savus uzdevumus citiem, lai taupītu personīgo laiku, ir ārkārtīgi noderīga prasme jebkuram laika menedžerim. Viņu apgūt nav tik grūti. Galvenais, kas jāatceras par 10 galvenajiem delegācijas principiem:
- Nodrošināt izpildītāju ar nepieciešamo atbalstu;
- Atbildība par viņa darba rezultātiem;
- Iepriekšēja informēšana par pasūtījumu;
- Izpildītāja iesaistīšana procesā;
- Skaidrs paredzamā rezultāta apraksts;
- Normu un darba noteikumu formulēšana;
- Izpildītāja motivācija, norādes par viņa interesēm;
- Tiesību un pienākumu noteikšana;
- Regulāra uzraudzība īstenošanas posmā;
- Iespējamās neveiksmes un varas atgriešanās paredzēšana.
Atbilstība šiem noteikumiem palīdz izvairīties no daudzām delegācijas "slazdām", no kurām visbīstamākais ir nepieciešamība pārtaisīt darbu.
Deleģēšanas tēma netieši ietver spēju teikt „nē”. Papildus tam, kā mācīties, kā pārcelt ikdienas darbu citiem, ieteicams atteikties, ja viņi mēģina to darīt ar jums.
Laika pārvaldības metodes
Papildus leksikam no saistītām jomām laika vadībai ir unikāla terminoloģija, kā arī oriģinālās metodes. Pirmkārt, ir vērts atzīmēt jēdzienu "hronofāgs", kas ir cīņa, kas palīdz ietaupīt ievērojamu laiku. Chronophagus burtiski nozīmē "laikietilpīgs." Tie visi ir ieradumi, situācijas un pat cilvēki, kas mūs novirza no patiesi svarīgu uzdevumu veikšanas. Turpretī viņi tiekas ar "laika uzturētājiem", kas gluži pretēji palīdz saglabāt šo vērtīgo resursu. Starp citu, pat šis termins ir izdomāts - “laika vadības bacillus”, kas nozīmē optimizāciju papildus savam laikam, kā arī apkārtējo cilvēku, tostarp ģimenes, draugu un darbinieku ikdienas rutīnas, kas kļūst par īstu “laika turētāju”.
No laika pārvaldības metodikas populārās metodes sauc par "Tomātu metodi", "Vardes metodi", "Ziloņu metodi", "Šveices siera metodi" un daudziem citiem. citi
Tomātu metode
Papildus spējai strādāt, ir ļoti svarīgi mācīties un pareizi atpūsties. Taču līdzsvars starp slodzi un atgūšanu ne vienmēr ir iespējams. Tas ir pilns ar noguruma attīstību. Izcilīgs students no Itālijas Francesco Cirillo ierosināja oriģinālu pieeju, ko sauc par "Pomodoro metodi". Tas sastāv no darba sadalīšanas 25 minūšu intervālos, kas mainās ar trīs minūšu atpūtas periodiem - "tomāti". Pēc četriem šādiem cikliem tiek veikts 15-30 minūšu pārtraukums. Šī metode ļauj ilgāk saglabāt veiktspēju un entuziasmu.
Vardes metode
Eiropā ir izteiciens "Ēdiet varde brokastīm". Tas nozīmē, ka. Ja veicat visvairāk nepatīkamo darbu no rīta, varde, tad pārējā diena būs piepildīta ar pozitīvām emocijām. Šīs laika pārvaldības metodes mērķis ir samazināt stresu, normalizēt emocionālo fonu un personas psiholoģisko reljefu.
Ziloņu metode
Saskaņā ar "ziloni" laika vadība nozīmē lielu un neērtu uzdevumu. Lai veiktu šādu uzdevumu, vispirms tas būtu jāsadala apakšuzdevumos, tas ir, "Izgrieziet ziloņu steikos." Piemēram, ja nepieciešams veikt remontu dzīvoklī, “ziloni” var iedalīt virtuvē, vannas istabā, balkonā, dzīvojamā istabā, guļamistabā. Viņi savukārt "sadalās" pa kreisi vai pa labi utt.
Šveices siera metode
Vēl viena metode, lai apkarotu "ziloņus", bet šoreiz, bez stingras kārtības. Ja kāds saskaras ar liela mēroga uzdevumu, nezinādams, no kuras puses viņai “tuvoties”, viņai būtu jāiemācās no peles, kas nejaušā secībā sagrauj siera gabalus. Pakāpeniski siers "atkausē" uz acīm, pārvēršoties par izpildītāja uzdevumiem atbilstošu uzdevumu.
Laika pārvaldība ietver daudzas savstarpēji saistītas jomas. Nav iespējams apgūt visu viņa metožu arsenālu, bet ikviens var īstenot vismaz dažus šādas vadības principus savā dzīvē. Ja to darāt bez fanātisma, neieslēdzot sevi par robotu, tad šāds vingrinājums būs izdevīgs, palīdzot vienmēr atrast laiku darbam, personīgajai dzīvei un pašattīstībai.
